College of Early Childhood Educators

Screening Clerk – Bilingual

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 58,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are looking for a Screening Clerk.  Reporting to the Manager, Registration, sorting and tracking all incoming registration documentation, reviewing/screening documentation for completion, and assisting in correspondence and inquiries regarding documentation received.

Key Responsibilities

  • Receive, review and track all correspondence (fax, mail, emails) received by the Department.
    • Review correspondence for completeness prior to submission for further processing.
    • Track all correspondence received; organize correspondence and deliver to the employee it has been assigned to.
  • Respond to inquiries and questions from members or applicants (e.g. how to access online self-service, verify application status to applicants) and resolve issues (e.g. identify missing/incorrect information in applicant/member files and inform applicant/member).
  • Ensure prompt follow-up on all outstanding/incomplete files (e.g. contact the applicant or member regarding missing information) to ensure timely resolution of matters.
  • Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices.
  • Other duties as assigned.

Qualifications

  • Two or three-year college program.
  • Must be bilingual (English/French), including a French proficiency test.
  • 1 to 3 years’ experience performing similar duties.
  • Knowledge of the sector and College policies and processes related to registration.
  • Knowledge of office/administrative software (Excel, Word, Outlook).
  • Verbal communication and customer service skills to respond to inquiries and provide information in a clear and professional manner.
  • Written communication skills to respond to member/ applicant inquiries.
  • Attention to detail to screen a high volume of documentation and navigate between several databases to find information.
  • Organizational and time-management skills to manage a high volume of application files and adhere to processing times and deadlines.

Please submit your cover letter and resume on our website. The position will remain open until it has been filled. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

The position will be remote until November 30, 2022 in keeping with COVID-19 safety guidelines.

The College encourages applications from members of underrepresented and marginalized groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

Commis à la vérification – Bilingue

L’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) soutien un secteur d’apprentissage et de garde enfants de haute qualité en régulant plus de 58 000 membres de la profession dans l’intérêt du public, conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres et de notre personnel reflète celle des enfants et des familles auxquels ils fournissent des soins. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un lieu de travail favorisant l’inclusion et le sentiment d’appartenance.

Nous recherchons un commis à la vérification. Relevant de la chef, Inscription, la personne titulaire du poste fera le tri et le suivi de tous les documents d’inscription reçus, examinera et vérifiera les documents à remplir et répondra aux demandes de renseignements et à la correspondance concernant les documents reçus.

Responsabilités clés

  • Recevoir et examiner toute la correspondance (télécopie, courrier, courriel) reçue par le service et en faire le suivi.
    • Vérifier que la correspondance est complète avant de la soumettre pour traitement ultérieur.
    • Faire le suivi de toute la correspondance reçue; organiser la correspondance et la remettre au membre du personnel à qui elle a été attribuée.
  • Répondre aux demandes de renseignements et aux questions des demandeurs et des membres (p. ex., comment accéder au système de libre-service en ligne ou vérifier l’état de la demande pour les demandeurs) et résoudre les problèmes (p. ex., repérer les renseignements manquants ou erronés dans les dossiers des demandeurs et des membres et en informer ceux-ci).
  • Assurer un suivi rapide de tous les dossiers en suspens ou incomplets (p. ex., communiquer avec le demandeur ou le membre au sujet des renseignements manquants) pour assurer la résolution des problèmes en temps opportun.
  • Se tenir au courant des lois, des tendances et des pratiques applicables.
  • Effectuer d’autres tâches au besoin.

Qualifications

  • Programme collégial de deux ou trois ans.
  • Bilinguisme anglais-français obligatoire (test de compétences en français).
  • De une à trois années d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Connaissance du secteur et des politiques et des processus d’inscription de l’Ordre.
  • Connaissance des logiciels bureautiques et administratifs (Excel, Word, Outlook).
  • Aptitudes à la communication verbale et pour le service à la clientèle afin de répondre aux demandes de renseignements et de fournir des informations de manière claire et professionnelle.
  • Compétences en communication écrite pour répondre aux demandes de renseignements des membres et des demandeurs.
  • Souci du détail permettant de trier un grand nombre de documents et de naviguer entre plusieurs bases de données afin de trouver des informations.
  • Sens de l’organisation et compétences en gestion du temps pour gérer un volume important de demandes d’inscription et respecter les délais de traitement et les échéances.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web. Le poste restera vacant jusqu’à ce qu’il soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec celles ayant été retenues pour une entrevue.

Le poste sera offert en télétravail jusqu’au 30 novembre 2022, en conformité avec les directives sanitaires liées à la COVID-19.

L’Ordre encourage les membres des groupes sous-représentés et marginalisés à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si vous en avez besoin, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de répondre à vos besoins.

To apply for this job please visit www.college-ece.ca.